Die WEG-Verwaltung übernimmt die administrative, technische und kaufmännische Betreuung des Gemeinschaftseigentums. Sie kümmert sich unter anderem um die Buchhaltung, organisiert Eigentümerversammlungen, schließt Verträge ab, kommuniziert mit Dienstleistern und koordiniert Instandhaltungsmaßnahmen. Dadurch wird das Gemeinschaftseigentum professionell verwaltet und der Wert der Immobilie langfristig erhalten.

Eine WEG-Verwaltung ist verpflichtet, im Interesse der Eigentümergemeinschaft zu handeln und die Beschlüsse der Eigentümerversammlung umzusetzen. Sie muss das Gemeinschaftseigentum ordnungsgemäß verwalten, alle wichtigen Vorgänge transparent dokumentieren und die gemeinsamen Gelder sorgfältig verwalten. Dabei hat sie eine Treuepflicht gegenüber den Eigentümern und muss neutral und gewissenhaft agieren.

Die Tätigkeit der WEG-Verwaltung basiert in Deutschland hauptsächlich auf dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Dieses Gesetz regelt die Rechte und Pflichten des Verwalters sowie Abläufe wie die Einberufung der Eigentümerversammlung und die Erstellung von Wirtschaftsplänen. Auch weitere Vorschriften, zum Beispiel des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) und Verordnungen wie die Heizkostenverordnung, müssen von der WEG-Verwaltung beachtet werden.

Mindestens einmal jährlich findet eine Eigentümerversammlung statt, die von der WEG-Verwaltung einberufen und vorbereitet wird. Sie verschickt fristgerecht die Einladung mit der Tagesordnung, erstellt Beschlussvorlagen und leitet die Versammlung als Versammlungsleitung. Nach der Versammlung erstellt die Verwaltung das Protokoll und setzt die gefassten Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft um.

Die WEG-Verwaltung verwaltet die gemeinschaftlichen Finanzen der Eigentümergemeinschaft treuhänderisch. Sie erstellt einen Wirtschaftsplan (Budget) zur Vorausplanung der jährlichen Kosten und legt eine Instandhaltungsrücklage als Reserve für künftige Reparaturen an. Zudem führt die Verwaltung die Buchhaltung, zieht die Hausgeldzahlungen der Eigentümer ein und erstellt die jährliche Abrechnung über alle Einnahmen und Ausgaben.

Die WEG-Verwaltung sorgt dafür, dass das Gebäude und die gemeinschaftlichen Anlagen regelmäßig gewartet und instandgehalten werden. Sie organisiert bei Bedarf Reparaturen oder Sanierungen, holt Angebote von Fachfirmen ein und überwacht die Ausführung der Arbeiten. Bei akuten Schäden veranlasst die Verwaltung umgehend die notwendigen Maßnahmen, um weitere Schäden abzuwenden, und informiert die Eigentümergemeinschaft.

Eine professionelle WEG-Verwaltung legt großen Wert auf eine klare Kommunikation mit den Eigentümern. Sie steht den Eigentümern als Ansprechpartner zur Verfügung und informiert regelmäßig über wichtige Vorgänge und Termine. Moderne Verwalter nutzen dafür oft E-Mail, Telefon sowie Online-Portale und Apps, um Anfragen zügig zu bearbeiten und Informationen transparent zu teilen.

Unter digitaler WEG-Verwaltung versteht man den Einsatz moderner Software und Online-Plattformen für die Verwaltungsaufgaben. Viele Abläufe wie die Buchhaltung, die Ablage von Dokumenten oder sogar Eigentümerbeschlüsse erfolgen digital, was Zeit spart und Fehler reduziert. Die Eigentümer profitieren dabei von einem Online-Zugang zu Unterlagen, digitalen Abstimmungsmöglichkeiten und schnellen Benachrichtigungen, wodurch Transparenz und Effizienz steigen.

Beim Wechsel der WEG-Verwaltung übergibt der bisherige Verwalter alle relevanten Unterlagen, Kontodaten und Schlüssel geordnet an die neue Verwaltung. In der Regel erstellt die alte Verwaltung eine Schlussabrechnung und übergibt Protokolle, Verträge sowie Versicherungsunterlagen der Gemeinschaft an den Nachfolger. Die neue WEG-Verwaltung kann so nahtlos die Betreuung übernehmen und die Verwaltungsaufgaben ohne Unterbrechung fortführen.